Les fiches de paie sont des documents qu’un entrepreneur doit conserver. La durée de détention varie si elles sont sous format papier ou sous forme dématérialisée. Dans tous les cas, il convient d’y mettre bon ordre, afin de pouvoir les retrouver, au besoin. Voici ce qu’il faut retenir à ce sujet.
Comment archiver correctement les fiches de paie ?
Un employeur est tenu de conserver les bulletins de paie sous format papier à minima pendant 5 ans. Ce délai est fortement augmenté quand il s’agit de documents sous format numérique ; ce qui tend à devenir la norme ; car il doit pouvoir les mettre à disposition de n’importe lequel de ses employés pendant une durée de 50 ans. Ce très grand laps de temps s’explique sans doute par la volonté de pouvoir, pour un salarié, justifier de ses droits à la retraite, même s’il est confronté à un sinistre qui a détruit des documents papier qu’il est censé conserver toute sa vie. Il est bon de stipuler que cette conservation n’est pas interrompue par un départ de l’entreprise de la part de l’employé et qu’il s’agisse d’une rupture de contrat, d’un licenciement ou d’une démission, les fiches de paie doivent donc être conservées pendant 50 ans quelle que soit la situation.
Cela suppose bien entendu une gestion drastique des archives qui doivent pour autant faire l’objet d’un récolement régulier afin de pouvoir supprimer des documents dont la durée de conservation est passée. Cela est à considérer en fonction de la nature de ces papiers, ce qui n’a rien d’évident. Ajoutons à cela que cette somme parfois colossale de documents devrait faire l’objet d’une numérisation et qu’il faut ensuite pouvoir trouver une politique d’archivage pour les rendre utiles au bon fonctionnement de la structure.
Archivage électronique des bulletins de salaire : les choses à retenir
La transition numérique fait partie des injonctions gouvernementales à destination des entreprises. La plus-value de cette digitalisation consiste en le fait de les rendre plus productives, plus proactives, car il est alors possible de retrouver ; si l’entreprise a mis en place une politique d’archivage cohérente et fonctionnelle de ses documents ; n’importe quelle information. Si cela peut sembler une évidence, il n’est pas toujours facile de mettre cela en place, faute de temps et surtout d’information et de formation à ce sujet. Des entreprises se sont lancées conjointement dans l’aide à la digitalisation et peuvent dans un premier temps récoler les archives papier pour ne numériser que celles qui doivent l’être, en mettant en place une politique d’archivage qui sera ensuite utilisée par tous les employés.
Ce travail passe également, selon les besoins, par la création d’espaces sécurisés pour ne permettre l’accès à certains documents sensibles qu’aux personnes habilitées. Ainsi, au contraire des fiches de paie papier qui peuvent être facilement trouvées dans une salle d’archives, seul l’employé concerné pourrait les consulter en entrant par exemple un identifiant et un mot de passe. De même, on peut proposer aux entreprises de gérer à leur place les archives sous format papier en les transportant dans des endroits sécurisés à différents niveaux mais où les documents restent accessibles sur simple demande. Cela permet ainsi aux entreprises de répondre à leurs différentes obligations, de devenir plus efficaces, tout en gagnant de la place dans leurs locaux puisqu’ils retrouvent une ou deux pièces disponibles, selon leur taille.
De nombreux services sont ainsi connexes à l’archivage des fiches de paie et l’archivage des documents professionnels de manière globale et sont à demander en fonction des besoins. Au lieu de procéder à une embauche, l’entrepreneur s’en remet à un prestataire pour un service pour lequel il paie et qu’il peut recontacter pour d’autres besoins toujours en relation avec l’archivage.