archivage

Qu’est-ce que le récolement des archives ?

Les archives font partie intégrante de l’histoire d’une entreprise. Elles servent de témoignage de son développement, du fait d’avoir dû embaucher du personnel, de générer du chiffre d’affaires. Tous ces documents, faute d’un classement drastique et d’un tri, finissent par s’accumuler.

Combien de temps faut-il conserver des documents d’entreprise ?

La nature des documents détermine leur durée de conservation. Ils se déclinent en plusieurs catégories. On peut ainsi trouver les documents civils et commerciaux (comme les contrats conclus par voie électronique qu’il faut conserver pendant 10 ans, si la somme est supérieure à 120 €) ou encore les documents relatifs au transport des différentes marchandises.

Il y a également les pièces comptables, les pièces fiscales, les documents sociaux ou ceux relatifs à la gestion du personnel. La durée de conservation varie entre 3 et 10 ans. D’autres documents doivent être conservés pendant toute la durée de vie de l’entreprise, comme les documents relatifs à sa création (documents reprenant son statut juridique).

Il faut donc trouver une organisation rigoureuse pour pouvoir trouver rapidement chaque document. La numérisation des archives est censée nous aider, dans ce sens. Encore faut-il pouvoir y consacrer du temps et avoir les moyens logistiques de le faire.

Enfin, quand tout est numérisé et conservé, il faut se souvenir, en temps et en heure, quand détruire certains documents. Un peu dépassé par toutes ces informations ? Il est pourtant impératif de faire ce travail, car lors d’un contrôle, des pièces justificatives peuvent vous être demandées. Comment faire pour produire ces pièces si vous ne savez pas où elles sont stockées, parmi des centaines de boîtes, quelquefois ?

Récolement des archives : de quoi parle-t-on ?

Chaque chef d’entreprise devrait savoir pendant combien de temps il doit conserver les documents relatifs à son activité. Mais chaque catégorie peut comprendre entre 2 à 7 types de documents, avec des durées de conservation différentes.

Le récolement des archives consiste en le fait de vérifier de façon régulière à la pertinence de conservation des documents d’archives, en fonction de leur nature intrinsèque, afin de pouvoir les lister ; s’ils sont à conserver ou les détruire de façon sécurisée. Si cette action est recommandée dans les entreprises classiques, elle est obligatoire pour les archives publiques, par exemple.

Ce travail chronophage ; surtout si l’entreprise est grande et/ou si elle est en activité depuis plusieurs années peut, heureusement, être externalisé à des entreprises. Spécialisées dans l’archivage, la numérisation des documents, leur classement, elles réalisent le récolement des archives de toutes les entreprises qui les mandatent à cet effet.

Ce récolement peut se faire in situ, si vous le souhaitez. Cette visite sur place peut être l’occasion d’un audit concernant l’état de conservation des données papier et de la sécurisation que vous apportez à vos documents papier. Si l’externalisation est faite pour la totalité des documents (numérisation, classement, conservation), cette opération fera partie de la mission. Pour cela, vous devez en faire la demande, pour avoir un devis complet.